Forberedelse til opstartsmødet

Opstartsmødet har til formål at præsentere RejsUd systemet og best practice for rejseadministration, samt redegøre for hvordan dataindsamlingen og den videre proces skal forløbe. Kort før opstartsmødet vil der blive sendt materiale ud til institutionerne bestående af:

• En implementeringsdrejebog - der forklarer, hvordan tillægget skal udfyldes.
• Et tillæg til implementeringsdrejebogen - Hvilket udfyldes efter opstartsmødet og danner datagrundlaget for selve den opsætning, som Moderniseringssstyrelsen laver for den enkelte institution.
• En handlingsplan (pdf) - der beskriver en række forhold, som skal sikre en god og driftssikker implementering i institutionen
• Best practice (pdf) - der beskriver de arbejdsgange for rejseadministration i staten, som det anbefales at følge
• En dagsorden for selve opstartsmødet - hvor best practice vil blive gennemgået, systemet præsenteret og mulige udfordringer diskuteret.
  

Opstartsmødet

Opstartsmødet vil blive afholdt ca. 8 uger før driftsstarten på systemet. Der holdes normalt et fælles opstartsmøde, hvilket betyder, at flere institutioner deltager.

Efter opstartsmødet har institutionerne en uge til at udfylde tillægget til implementeringsdrejebogen, som er datagrundlaget for opsætningen af institutionens rejseafregningssystem. Inden systemet kan sættes i drift, skal opsætningen og integrationerne testes, ligesom superbrugere og administratorer skal uddannes.

Uddannelse

Hver institution, der implementerer RejsUd, opfordres til at få uddannet to superbrugere og to administratorer. Derved er der i institutionen en back-up i tilfælde af sygdom eller fravær. Det er derefter op til disse at uddanne de resterende brugere af systemet i institutionen. Det er institutionens ansvar, at udpege superbrugere og administratorer samt tilmelde dem uddannelsen. 

Uddannelse købes gennem økonomistyrelsens kompetence- og udviklingsportal, hvor du også kan læse mere om uddannelsens indhold og opbygning.