Ledelsesinformationen bør give viden, afhængigt af behov, til alle ledelsesniveauer fx koncernledelsen, direktionen, økonomichefen og fagcheferne.
Design af ledelsesinformation
Det er ikke indlysende, hvilke informationer ledelsen på forskellige niveauer har brug for. Det er vigtigt at målrette og afgrænse ledelsesinformationen til behovet for at undgå ”overstyring”. En alsidig og balanceret ledelsesinformation kan modvirke unødvendig information, der er tidskrævende at frembringe. Det er derfor vigtigt at fastlægge omfanget og designet af den ønskede ledelsesinformation. Afklaringen kan tage udgangspunkt i den overordnede styringsmodel og de kerneområder, der er særligt styringsrelevante for organisationen samt ledelsens egne ønsker.
Styringen på institutions- og koncernniveau står og falder med relevansen af de informationer, som tilvejebringes, og kvaliteten af de datafortolkninger, der præsenteres til støtte for ledelsesbeslutninger.
Materialet Ledelsesinformation - til inspiration og forslag (pdf) beskriver nogle af de grundlæggende overvejelser, som kan være nyttige, og viser eksempler på definitioner og præsentationer af nøgletal m.m.
Hvad kendetegner god ledelsesinformation?
God ledelsesinformation udgør et relevant og tilstrækkeligt beslutningsgrundlag til ledelsen af koncern, virksomhed, institution eller afdeling. Udover en systematisk opfølgning vil der oftest være tale om en proaktiv information, der fx:
- Tilstrækkelig og rettidig status om resultater med identifikation og belysning af væsentlige problemstillinger, begrænsninger og risici.
- Eventuelt løbende opfølgning på fremdrift i forhold til effekt.
- Bidrager til strategiske beslutninger gennem strategiske beslutningsoplæg med alternative handlemuligheder og deres konsekvenser.
- Er underbygget af analyser, der skaber ny viden, indkredser problemstillinger og udstikker gunstige løsninger med et fokus på kritiske sammenhænge.
- Er målrettet det enkelte ledelsesniveaus behov
Information kan med fordel være fokuseret på få centrale informationer, fx nøgletal, der belyser de forhold, der er kritiske for at nå organisationens eller enhedens (strategiske) mål. På den vis afspejler informationen ledelsens mål, prioriteringer og strategi. Det kræver forretningsforståelse, at fastsætte hensigtsmæssige mål og prioriteringer og den rette strategi.
Alt i alt handler ledelsesinformation om helhedsorienteret information, som kan danne nye vinkler og et robust grundlag at træffe beslutninger på.
Udarbejdelse og brug af ledelsesinformation
For at muliggøre en vurdering af fremdrift, resultater og udviklingsretning bør ledelsesinformationen omfatte udvalgte periodiske, standardiserede rapporter om både institutionens økonomiske og resultatmæssige status.
Herudover vil der være behov for ad hoc redegørelser om specifikke, ofte ”kritiske faktorer”. Det kan fx være særlige poster i de interne regnskaber, økonomiske nøgletal, og ikke-finansielle tal. Der kan desuden være behov for at belyse styringsspørgsmål som fx service- og kvalitetsniveau, kundetilfredshed, produktivitet, produktionsflow, bruger- og medarbejdertilfredshed mm.
Ledelsesinformation styrker det interne beredskab gennem løbende målinger og advarselslamper i tilfælde af store afvigelser mv. og giver indblik i de aktiviteter og processer, som har skabt resultaterne.
Den inteme styring af resultater og målrealisering opdeles i to typer: Strategisk styring (resultatopfølgning) og operationel styring (intern kontrol).